Império Digital

Data da reunião

Participantes

1. Entrada de pedidos — Por onde chegam hoje os pedidos: WhatsApp, email, telefone, Instagram, presencial ou site? Há algum sítio onde ficam todos centralizados ou estão dispersos por vários canais?*

2. Do pedido à entrega — Podes explicar o percurso normal, desde o contacto até à entrega? Quais são as etapas e onde acontecem mais atrasos, esquecimentos ou confusão?*

3. Distribuição do trabalho — Quem recebe os pedidos e quem decide quem fica responsável? A equipa percebe facilmente o que está pendente, em produção e prioritário? Que tarefas dependem demasiado de ti?*

4. Orçamentos e follow-up — Como fazem os orçamentos? Conseguem saber quais estão enviados, aprovados, recusados ou sem resposta? Fazem follow-up ou isso depende da memória?*

5. Clientes e histórico — Existe CRM ou uma base central para ver cada cliente, contactos anteriores e trabalhos realizados? Conseguem recuperar facilmente o histórico de um cliente que volta?*

6. Comunicação — Como comunicam com os clientes durante o trabalho? Que mensagens se repetem mais: pedir informação, enviar orçamento, pedir aprovação da arte, avisar que está pronto ou cobrar pagamentos?*

Pergunta-chave — Se pudesses automatizar três coisas que hoje te ocupam demasiado tempo, quais seriam?*

7. Trello e ferramentas — O que pretendiam resolver com Trello? Que software utilizam para gestão de clientes, produção, faturação ou orçamentos? Que ferramentas têm obrigatoriamente de continuar a usar?*

8. Volume e impacto — Quantos pedidos ou trabalhos gerem por semana/mês? O maior problema é organização, tempo, erros, atrasos, acompanhamento de clientes ou uma combinação?*

Resultado prioritário — Se conseguíssemos organizar melhor o processo, qual seria a melhoria principal: ganhar tempo, gerir mais trabalhos com a mesma equipa, reduzir erros, melhorar o acompanhamento ou ter mais controlo do negócio?*

Notas e sinais a explorar — Observações livres, oportunidades identificadas, integrações a validar e próximos passos.

Diagnóstico operacional e comercial | Reunião inicial